Lectura pública del tema
1. El funcionamiento electrónico del sector público
1. El funcionamiento electrónico del sector público
🎯 Idea clave
- El funcionamiento electrónico del sector público constituye la forma normal de actuación administrativa mediante medios electrónicos como vía ordinaria de gestión.
- Se configura como un modelo de organización integral que abarca la gestión interna, la relación con ciudadanos y el intercambio entre Administraciones Públicas.
- El marco normativo básico se articula a través de la Ley 39/2015, la Ley 40/2015 y el Real Decreto 203/2021.
- No se limita a la digitalización instrumental de trámites, sino que incluye identificación, firma, archivo, interoperabilidad y seguridad en el uso de medios electrónicos.
- Las Administraciones deben garantizar autenticidad, integridad, conservación, confidencialidad y trazabilidad en la documentación electrónica.
- Las Administraciones Públicas están obligadas a relacionarse electrónicamente entre sí en el ejercicio de sus competencias.
📚 Desarrollo
Concepto y alcance. El funcionamiento electrónico del sector público designa el conjunto de instrumentos, principios y obligaciones que permiten a las Administraciones Públicas actuar, comunicarse, decidir, documentar y conservar su actividad utilizando medios electrónicos como vía ordinaria de gestión. No se trata de una simple digitalización de trámites, sino de un modelo organizativo integral que transforma la forma de operar de las Administraciones, incluyendo la gestión interna de expedientes y la prestación de servicios.
Marco normativo. El régimen jurídico se configura mediante tres normas esenciales: la Ley 39/2015, del Procedimiento Administrativo Común; la Ley 40/2015, de Régimen Jurídico del Sector Público; y el Real Decreto 203/2021, que aprueba el Reglamento de actuación y funcionamiento por medios electrónicos. Esta triple estructura ordena un campo antes disperso y proporciona un marco unitario para toda la actividad administrativa digital, desarrollando las obligaciones y derechos en este ámbito.
Ámbitos de regulación. La Ley 39/2015 regula aspectos como el derecho de las personas a relacionarse electrónicamente con las Administraciones, la obligación de determinados sujetos de hacerlo, los registros electrónicos, las notificaciones electrónicas, los documentos aportados y el expediente administrativo. Por su parte, la Ley 40/2015 se centra en el funcionamiento interno: sede electrónica, portal de internet, sistemas de identificación de las Administraciones, firma electrónica del personal, actuación administrativa automatizada e intercambio electrónico de datos.
Desarrollo reglamentario. El Real Decreto 203/2021 desarrolla ambas leyes en materia de funcionamiento electrónico, estableciendo un marco común para la sede electrónica, el punto de acceso general, la identificación y firma, los registros, comunicaciones, notificaciones, documentos, expedientes, archivo electrónico y colaboración administrativa. Su objetivo es garantizar la coherencia técnica y jurídica de todo el sistema, ordenando materias que anteriormente aparecían dispersas.
Garantías documentales. El funcionamiento electrónico exige garantizar la autenticidad, integridad, confidencialidad, disponibilidad, conservación, acceso y trazabilidad de los documentos y expedientes electrónicos. Cada Administración debe mantener un archivo electrónico único para los documentos correspondientes a procedimientos finalizados, respetando el Esquema Nacional de Interoperabilidad y el Esquema Nacional de Seguridad, además de la normativa de archivos y protección de datos.
Interoperabilidad y relaciones. Las Administraciones Públicas deben relacionarse electrónicamente entre sí, permitiendo el intercambio de datos y documentos con garantías jurídicas. El Esquema Nacional de Interoperabilidad regula los criterios técnicos para este intercambio, así como para la conservación y los formatos documentales, asegurando la coherencia del sistema público electrónico y la seguridad en el uso de medios electrónicos.
🧩 Elementos esenciales
- Ley 39/2015: Regula el procedimiento administrativo común, los derechos de los ciudadanos, la obligación electrónica, los registros electrónicos, las notificaciones y el expediente administrativo.
- Ley 40/2015: Establece el régimen jurídico del sector público, incluyendo sedes electrónicas, sistemas de identificación, firma electrónica, actuación automatizada y relaciones interadministrativas electrónicas.
- Real Decreto 203/2021: Aprueba el Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos, desarrollando y uniendo las materias reguladas en las dos leyes anteriores.
- Sede electrónica: Tiene titularidad pública y produce efectos jurídicos plenos; no constituye una simple página web sino una oficina administrativa virtual.
- Identificación y firma: Son conceptos jurídicos distintos que se regulan de forma específica para los órganos y el personal al servicio de las Administraciones Públicas.
- Actuación administrativa automatizada: Requiere la existencia de un órgano responsable, especificaciones técnicas, supervisión y control de los sistemas automatizados.
- Archivo electrónico: Sistema que garantiza la conservación a largo plazo de documentos y expedientes electrónicos con control de permisos, metadatos, preservación de formatos y cadena de custodia.
- Interoperabilidad: Capacidad de intercambio de información y documentos entre diferentes Administraciones con plenas garantías jurídicas y técnicas.
- Esquemas Nacionales: El Esquema Nacional de Interoperabilidad y el Esquema Nacional de Seguridad regulan los estándares técnicos y de seguridad aplicables al funcionamiento electrónico.
- Obligación de relación electrónica: Las Administraciones están obligadas a relacionarse entre sí mediante medios electrónicos en el ejercicio de sus competencias.
🧠 Recuerda
- El funcionamiento electrónico es la forma normal y no excepcional de actuar administrativamente.
- Las tres normas clave son la Ley 39/2015, la Ley 40/2015 y el RD 203/2021.
- La Ley 39/2015 se centra en el procedimiento y los derechos de los ciudadanos.
- La Ley 40/2015 regula el funcionamiento interno y las relaciones entre Administraciones.
- El archivo electrónico debe garantizar autenticidad, integridad y trazabilidad a largo plazo.
- La sede electrónica tiene efectos jurídicos plenos y titularidad pública.
- La actuación automatizada requiere órgano responsable y control del sistema.
- Las Administraciones deben relacionarse electrónicamente entre sí obligatoriamente.
- Identificación y firma electrónica son conceptos que deben distinguirse claramente.
- El RD 203/2021 unifica materias antes dispersas en un marco normativo coherente.
2. Derecho y obligación de relacionarse electrónicamente con las Administraciones Públicas, registros y archivo electrónico
2. Derecho y obligación de relacionarse electrónicamente con las Administraciones Públicas, registros y archivo electrónico
🎯 Idea clave
- La Ley 39/2015 configura un sistema dual que combina libertad de elección para las personas físicas no obligadas y deber de relación electrónica para determinados sujetos por su naturaleza o condición.
- Están obligados a relacionarse electrónicamente las personas jurídicas, las entidades sin personalidad jurídica, quienes ejercen actividades profesionales con colegiación obligatoria, los representantes de interesados obligados y los empleados públicos.
- Las Administraciones pueden establecer obligación de relación electrónica para personas físicas mediante norma reglamentaria cuando acrediten disponibilidad de medios por razón de capacidad económica, técnica o dedicación profesional.
- El derecho a relacionarse electrónicamente incluye la comunicación a través del Punto de Acceso General, el uso de medios de identificación y firma, y la obtención de copias electrónicas.
- El archivo electrónico constituye el sistema de conservación de documentos y expedientes que garantiza autenticidad, integridad, confidencialidad, disponibilidad y trazabilidad durante el tiempo correspondiente.
- El Real Decreto 203/2021 desarrolla unitariamente los aspectos electrónicos de las Leyes 39/2015 y 40/2015, derogando el anterior Real Decreto 1671/2009.
📚 Desarrollo
Marco normativo. La regulación se articula mediante la Ley 39/2015, que construye el esquema en sus artículos 13, 14, 16 y 17, complementada por la Ley 40/2015 en lo relativo a sede electrónica, identificación y archivo electrónico institucional, y por el Real Decreto 203/2021, que desarrolla con carácter unitario estos aspectos.
Sujetos obligados. El artículo 14.2 de la Ley 39/2015 establece taxativamente quiénes deben relacionarse electrónicamente: las personas jurídicas, las entidades sin personalidad jurídica, quienes ejercen actividades profesionales sujetas a colegiación obligatoria respecto de trámites realizados en ejercicio de dicha actividad, quienes representen a un interesado obligado, y los empleados públicos para los trámites que realicen por razón de su condición.
Extensión reglamentaria. El apartado 3 del artículo 14 permite que las Administraciones, mediante norma reglamentaria, establezcan la obligación de relación electrónica para determinados procedimientos y colectivos de personas físicas, siempre que quede acreditado que disponen de acceso y medios electrónicos por razón de su capacidad económica, técnica, dedicación profesional u otros motivos similares.
Derecho a la relación electrónica. Las personas físicas no obligadas pueden elegir libremente si se comunican por medios electrónicos o presenciales, pudiendo modificar esta elección salvo que una norma establezca obligación específica. Este derecho comprende la asistencia en el uso de medios electrónicos, la utilización de sistemas de identificación y firma, y la obtención de copias electrónicas de documentos.
Archivo electrónico. Cada Administración mantiene un archivo electrónico único para los documentos de procedimientos finalizados. Este sistema garantiza la conservación a largo plazo, la recuperación, el control de permisos, la preservación de formatos y metadatos, así como el mantenimiento de la cadena de custodia, conforme al Esquema Nacional de Interoperabilidad y de Seguridad.
Integración del sistema. La relación electrónica no se limita a la presentación de solicitudes, sino que abarca la identificación, firma, aportación de documentos, recepción de comunicaciones, acceso a notificaciones, consulta de expedientes y conservación documental, configurando un sistema unitario donde derecho, obligación, registros y archivo funcionan de forma coordinada.
🧩 Elementos esenciales
- Ley 39/2015: Norma básica que regula el derecho y la obligación de relación electrónica, los registros y el archivo electrónico en el procedimiento administrativo.
- Artículo 14.2 LPAC: Disposición que enumera los sujetos obligados a relacionarse electrónicamente con las Administraciones Públicas.
- Personas jurídicas: Obligadas a utilizar medios electrónicos para cualquier trámite de procedimiento administrativo.
- Colegiación obligatoria: Incluye a notarios y registradores de la propiedad y mercantiles, obligados en los trámites realizados en ejercicio de su actividad profesional.
- Representantes: Deben usar medios electrónicos cuando representen a interesados obligados a la relación electrónica.
- Empleados públicos: Obligados en los trámites que realicen con las Administraciones por razón de su condición, en la forma que determine cada Administración.
- Artículo 14.3 LPAC: Faculta a las Administraciones para ampliar la obligación a personas físicas con capacidad y disponibilidad de medios electrónicos.
- Personas físicas: Gozan de libertad de elección entre medios electrónicos o presenciales, salvo que estén obligadas por norma.
- Archivo electrónico: Sistema que garantiza la conservación de documentos electrónicos con autenticidad, integridad y trazabilidad.
- Real Decreto 203/2021: Reglamento que desarrolla conjuntamente las disposiciones electrónicas de la Ley 39/2015 y la Ley 40/2015.
- Entrada en vigor: El Reglamento 203/2021 entró en vigor el 2 de abril de 2021.
- Neutralidad tecnológica: Principio que informa el desarrollo reglamentario del funcionamiento electrónico del sector público.
🧠 Recuerda
- El artículo 14.2 LPAC cierra taxativamente el catálogo de sujetos obligados a la relación electrónica.
- Notarios y registradores se encuentran expresamente incluidos entre los colegiados obligados.
- La extensión de la obligación a personas físicas requiere acreditación de disponibilidad real de medios electrónicos.
- El derecho a relacionarse electrónicamente exige que la Administración disponga de sedes, registros y sistemas de identificación funcionales.
- El archivo electrónico no es mero almacenamiento, sino un sistema con garantías de conservación a largo plazo.
- La obligación de relación electrónica abarca identificación, firma, presentación de documentos y recepción de notificaciones.
- La Ley 40/2015 complementa el régimen en materia de sede electrónica e identificación institucional.
- El Real Decreto 203/2021 derogó completamente el anterior Real Decreto 1671/2009.