Tema 25. Hojas de cálculo: Excel 365. Principales funciones y utilidades. Libros, hojas y celdas. Configuración. Introducción y edición de datos. Fórmulas y funciones. Gráficos. Gestión de datos. Personalización del entorno de trabajo.

1. Hojas de cálculo: Excel 365

1. Hojas de cálculo: Excel 365

🎯 Idea clave

• Excel 365 es la herramienta ofimática incluida en Microsoft 365 que forma parte del temario oficial del Instituto Nacional de Administración Pública para el Cuerpo General Auxiliar de la Administración del Estado.
• Su inclusión responde al uso generalizado en unidades administrativas para registro de datos, elaboración de informes estadísticos y gestión de listas.
• Existen tres modalidades de acceso: escritorio, web y dispositivos móviles, siendo la versión de escritorio la única de referencia para las oposiciones.
• La plataforma abarca cuatro áreas funcionales fundamentales: cálculo y fórmulas, gestión y análisis de datos, visualización y automatización.
• Dominar Excel constituye una competencia digital básica exigida al personal auxiliar para el desempeño de funciones administrativas cotidianas.

📚 Desarrollo

Contexto administrativo. La inclusión de Excel 365 en el temario del Cuerpo General Auxiliar de la Administración del Estado responde a su uso generalizado en las unidades administrativas. El personal auxiliar utiliza hojas de cálculo para el registro y seguimiento de datos, la elaboración de informes estadísticos, el control de plazos y la gestión de listas.

Versión de referencia. La versión oficial estudiada es Excel 365, incluida en Microsoft 365, según establece el temario del Instituto Nacional de Administración Pública. Este punto configura el marco conceptual sobre el que se desarrollan las competencias digitales básicas exigidas al empleado público del Cuerpo Auxiliar.

Modalidad escritorio. Excel para escritorio constituye la versión completa instalada localmente en Windows o macOS. Proporciona el conjunto más amplio de funcionalidades y representa la versión de referencia para el estudio de oposiciones, incluyendo todas las fórmulas avanzadas, tablas dinámicas, macros y herramientas de gestión de datos.

Modalidad web. Excel para la web permite el acceso desde cualquier navegador sin necesidad de instalación de software. Facilita la creación, edición y compartición de libros con funcionalidades básicas y colaboración en tiempo real, diferenciando entre versiones gratuitas con 5 GB de almacenamiento en OneDrive y las de pago con 1 TB.

Modalidad móvil. La aplicación para iOS y Android permite consultar y editar libros desde smartphones y tablets. Resulta gratuita en dispositivos con pantalla inferior a 10,1 pulgadas mediante una cuenta Microsoft, requiriendo suscripción activa en dispositivos de mayor tamaño.

Áreas funcionales. Excel 365 abarca cuatro disciplinas fundamentales: cálculo y fórmulas con cientos de funciones predefinidas organizadas en categorías, gestión y análisis de datos mediante tablas dinámicas y Power Query, visualización a través de gráficos vinculados a los datos subyacentes, y automatización mediante macros y API JavaScript.

🧩 Elementos esenciales

• Excel 365: Versión incluida en Microsoft 365 que constituye la herramienta ofimática de referencia en el temario del INAP para el Cuerpo General Auxiliar de la Administración del Estado.
• Tres modalidades de acceso: Escritorio (completa), web (navegador) y móvil (iOS/Android), cada una con distintos niveles de funcionalidad y requisitos de suscripción.
• Versión de escritorio: Única modalidad con el conjunto completo de funciones avanzadas, considerada la versión de referencia para la preparación de oposiciones.
• Excel Web: Requiere conexión a internet, ofrece colaboración en tiempo real y almacenamiento en OneDrive de 5 GB en versión gratuita o 1 TB en versión de pago.
• Excel Móvil: Uso gratuito limitado a dispositivos con pantalla menor de 10,1 pulgadas; requiere suscripción activa en dispositivos de mayor tamaño.
• Área de cálculo: Motor de evaluación de fórmulas con funciones organizadas en categorías matemáticas, estadísticas, lógicas, de texto, fecha y hora, y búsqueda.
• Área de gestión: Herramientas para ordenar, filtrar, agrupar y resumir grandes volúmenes de datos mediante tablas dinámicas y Power Query.
• Áreas de visualización y automatización: Gráficos vinculados a datos que se actualizan automáticamente, y macros mediante VBA o API JavaScript para tareas repetitivas.

🧠 Recuerda

• Excel 365 es la versión oficial del temario del INAP para el Cuerpo General Auxiliar.
• La versión de escritorio es la única de referencia para el estudio de oposiciones y la que ofrece todas las funcionalidades.
• Existen tres modalidades de acceso: escritorio, web y móvil, con funcionalidades decrecientes respecto a la versión completa.
• En dispositivos móviles con pantalla mayor de 10,1 pulgadas se requiere suscripción activa de Microsoft 365.
• Las cuatro áreas funcionales principales son cálculo, gestión de datos, visualización y automatización.
• El personal auxiliar utiliza Excel para registro de datos, informes estadísticos, control de plazos y gestión de listas.
• Las categorías de funciones más relevantes para el examen son matemáticas, estadísticas, texto, búsqueda y referencia, lógicas, y fecha y hora.

2. Principales funciones y utilidades

2. Principales funciones y utilidades

🎯 Idea clave

• Excel 365 se utiliza en la Administración General del Estado para el registro y seguimiento de datos, la elaboración de informes estadísticos, el control de plazos y la gestión de listas.
• El programa ofrece tres modalidades de acceso: versión de escritorio completa, versión web colaborativa y aplicación móvil para consultas y edición.
• La integración de Copilot permite mantener conversaciones en lenguaje natural, analizar documentos y recibir asistencia visual mediante la función Copilot Vision.
• La biblioteca de funciones se organiza en categorías especializadas que abarcan matemáticas, estadísticas, texto, búsqueda, lógica, fechas y operaciones financieras.
• El conocimiento de Excel constituye una competencia digital básica exigida al personal del Cuerpo Auxiliar para el desempeño de sus funciones.

📚 Desarrollo

Contexto administrativo. La inclusión de Excel 365 en el temario del Cuerpo General Auxiliar responde a su uso generalizado en las unidades administrativas, donde el personal desarrolla tareas de registro y seguimiento de datos, elaboración de informes estadísticos, control de plazos y gestión de listas. Esta versión específica dentro de Microsoft 365 constituye la referencia oficial establecida por el INAP.

Modalidades de acceso. La herramienta puede utilizarse en tres formatos diferenciados. Excel para escritorio ofrece el conjunto completo de funcionalidades incluyendo fórmulas avanzadas, tablas dinámicas, macros y Python. Excel para la web permite crear y editar libros desde el navegador con funcionalidades básicas y colaboración en tiempo real. La versión móvil facilita la consulta y edición desde dispositivos iOS y Android.

Capacidades de Copilot. El asistente inteligente integrado permite mantener conversaciones en lenguaje natural para obtener respuestas sobre cualquier tema, redactar textos, resumir documentos y recibir ayuda contextual. Puede trabajar con archivos en formatos como docx, xlsx, pptx, txt, pdf y json. La función Copilot Vision extiende esta capacidad al análisis visual de ventanas del navegador o aplicaciones abiertas en pantalla.

Organización funcional. Excel 365 dispone de una biblioteca de funciones organizada en categorías accesibles desde la pestaña Fórmulas. Estas incluyen matemáticas y trigonometría, estadísticas, manipulación de texto, búsqueda y referencia, lógicas, fecha y hora, y financieras. Cada categoría agrupa herramientas específicas para operaciones numéricas, análisis descriptivo, transformación de cadenas y evaluación de condiciones.

Competencia digital. El dominio de estas utilidades forma parte de las competencias digitales básicas exigidas a los empleados públicos del Cuerpo Auxiliar. Las funcionalidades específicas incluyen la gestión avanzada de datos, la creación de gráficos, la personalización del entorno y el uso de fórmulas para el tratamiento de la información administrativa.

🧩 Elementos esenciales

• Excel para escritorio: versión completa instalada localmente en Windows o macOS que proporciona todas las funcionalidades avanzadas incluyendo macros y Python.
• Excel para la web: accesible desde navegador sin instalación, ofrece funcionalidades básicas y colaboración en tiempo real con almacenamiento en OneDrive.
• Excel móvil: aplicación para iOS y Android que permite consultar y editar libros, siendo gratuita en dispositivos con pantalla inferior a 10,1 pulgadas.
• Copilot conversacional: asistente que responde preguntas en lenguaje natural y puede analizar contenidos de archivos adjuntos en múltiples formatos ofimáticos.
• Copilot Vision: funcionalidad que permite al asistente analizar ventanas abiertas en pantalla y responder sobre el contenido visual sin necesidad de descripciones previas.
• Categorías de funciones: sistema de organización en matemáticas, estadísticas, texto, búsqueda y referencia, lógicas, fecha/hora y financieras para facilitar el acceso a las herramientas de cálculo.
• Aplicación administrativa: conjunto de utilidades destinadas al registro de datos, elaboración de informes estadísticos, control de plazos y gestión documental en unidades administrativas.
• Colaboración en tiempo real: capacidad de la versión web para compartir y editar libros simultáneamente entre diferentes usuarios.

🧠 Recuerda

• Excel 365 es la versión de referencia en el temario oficial del INAP para el Cuerpo General Auxiliar.
• La versión de escritorio es la más completa y la de referencia para el estudio de oposiciones.
• La versión web requiere conexión a internet y ofrece almacenamiento gratuito limitado a 5 GB en cuentas básicas.
• Copilot puede analizar archivos Excel directamente para responder preguntas sobre su contenido.
• Las funciones se agrupan en siete categorías principales según su finalidad específica.
• El uso en dispositivos móviles de gran tamaño requiere suscripción activa de Microsoft 365.
• Las capacidades agénticas de Copilot ya están disponibles de forma general en Excel.

3. Libros, hojas y celdas

3. Libros, hojas y celdas

🎯 Idea clave

• Excel 365 organiza la información en una estructura jerárquica de tres niveles: libro, hoja y celda.
• El libro es el archivo de programa de hoja de cálculo con formato nativo .xlsx.
• La hoja de cálculo es el documento primario dentro de un libro, compuesta por filas y columnas.
• La celda es la unidad básica formada por la intersección de una fila y una columna.
• Un rango agrupa dos o más celdas que pueden ser adyacentes o no adyacentes.
• La referencia de celda identifica su posición mediante coordenadas como B3.

📚 Desarrollo

Estructura jerárquica. En Excel 365, todo el trabajo se organiza dentro de una estructura de tres niveles que comprende el libro, la hoja y la celda. Comprender cómo funcionan estos elementos, sus propiedades y la relación entre ellos constituye el primer paso obligatorio para cualquier usuario y resulta fundamental en el examen del proceso selectivo.

Definición de libro. El libro es el archivo de programa de hoja de cálculo que se crea en Excel. Funciona como contenedor que alberga hojas de cálculo compuestas por filas y columnas en las que se pueden introducir y calcular datos.

Formato nativo. El formato de archivo actual para los libros de Excel es .xlsx, que corresponde al libro de Excel con formato XML abierto. Este estándar permite una mejor interoperabilidad y gestión de los documentos.

Definición de hoja. La hoja de cálculo, también denominada simplemente hoja, es el documento primario dentro de un libro. Consta de celdas organizadas sistemáticamente en columnas y filas que conforman la cuadrícula de trabajo.

Definición de celda. La celda es la casilla formada por la intersección de una fila y una columna en una hoja o tabla, constituyendo la unidad mínima donde se introduce la información.

Referencias y rangos. La referencia de celda es el conjunto de coordenadas que ocupa una celda en una hoja, como B3 para la intersección de columna B y fila 3. El rango consiste en dos o más celdas de una hoja, que pueden ser adyacentes o no adyacentes.

🧩 Elementos esenciales

• Libro (workbook): Archivo de programa de hoja de cálculo que contiene las hojas.
• Hoja de cálculo (worksheet): Documento primario dentro de un libro, compuesto por filas y columnas.
• Celda (cell): Casilla de intersección fila-columna donde se introduce información.
• Referencia de celda: Coordenadas que identifican la posición de una celda (ejemplo: B3).
• Rango: Conjunto de dos o más celdas, adyacentes o no, seleccionadas en una hoja.
• Formato nativo: Extensión .xlsx para libros de Excel con formato XML abierto.

🧠 Recuerda

• La estructura de Excel sigue una jerarquía de tres niveles: libro, hoja y celda.
• Un libro puede contener múltiples hojas de cálculo.
• La celda es la unidad mínima de información en la cuadrícula.
• Las referencias de celda utilizan letras para columnas y números para filas.
• Un rango puede incluir celdas contiguas o no contiguas.
• El formato actual de archivo es .xlsx, basado en XML abierto.

4. Configuración

4. Configuración

🎯 Idea clave

• Las opciones de configuración de Excel permiten modificar el comportamiento del cálculo, la seguridad y el formato de archivo por defecto.
• La seguridad de macros y los documentos de confianza garantizan un entorno controlado para la ejecución de código.
• El autoguardado y la protección ante bloqueos preservan la información ante incidentes técnicos.
• Los complementos amplían las capacidades del programa mediante componentes externos.

📚 Desarrollo

Opciones generales y avanzadas. Excel permite acceder a un conjunto de opciones de configuración que regulan el comportamiento general de la aplicación y funcionalidades específicas avanzadas. Estas opciones se organizan en diferentes categorías accesibles desde el menú de configuración.

Cálculo y precisión. Es posible modificar la forma en que Excel recalcula las fórmulas, gestionar la iteración en cálculos repetitivos y ajustar la precisión numérica según las necesidades del trabajo. Esto resulta fundamental cuando se trabaja con libros complejos que requieren control sobre el proceso de cálculo.

Seguridad de macros. La aplicación incluye configuraciones específicas para establecer el nivel de seguridad en la ejecución de macros, permitiendo controlar qué código se ejecuta automáticamente. Esto protege el sistema frente a código potencialmente malicioso contenido en archivos externos.

Autoguardado y recuperación. Excel incorpora funciones de autoguardado que preservan los cambios periódicamente, así como opciones para proteger los archivos ante posibles bloqueos o cierres inesperados del programa. Estas herramientas minimizan la pérdida de información durante la edición.

Formato de archivo predeterminado. El usuario puede definir cuál será la extensión por defecto al guardar nuevos libros, adaptándose a diferentes versiones o necesidades de compatibilidad. Esta configuración afecta a todos los nuevos documentos creados en la sesión.

Gestión de complementos. La configuración permite añadir o eliminar complementos que amplían la funcionalidad nativa de Excel con herramientas adicionales. Los complementos deben gestionarse desde el panel específico de configuración de la aplicación.

Documentos y ubicaciones de confianza. Es posible establecer documentos específicos y carpetas seguras donde los archivos se abren con restricciones de seguridad reducidas. Esto agiliza el trabajo con archivos provenientes de fuentes seguras conocidas.

🧩 Elementos esenciales

• Opciones avanzadas: configuraciones específicas que regulan funcionalidades complejas del programa.
• Pestaña General: sección principal donde se ajustan las opciones básicas de Office y Excel.
• Recálculo de fórmulas: opción para modificar cómo y cuándo Excel actualiza los valores calculados.
• Iteración: control de cálculos repetitivos que dependen de resultados previos.
• Seguridad de macros: niveles de protección que controlan la ejecución automática de código.
• Autoguardado: función que guarda automáticamente cambios para prevenir pérdidas de información.
• Protección ante bloqueos: mecanismos que permiten recuperar archivos tras cierres inesperados.
• Formato por defecto: extensión de archivo predeterminada para nuevos libros.
• Complementos: componentes externos que añaden funcionalidades adicionales a Excel.
• Documentos de confianza: archivos específicos que se abren con restricciones de seguridad minimizadas.
• Ubicaciones de confianza: carpetas designadas donde los archivos se consideran seguros.

🧠 Recuerda

• Las opciones de configuración centralizan el control del comportamiento de Excel.
• El recálculo automático puede desactivarse o modificarse según el volumen de datos.
• Las macros requieren configuración de seguridad específica para su ejecución.
• El autoguardado preserva la información de forma periódica.
• Es posible recuperar información tras un bloqueo mediante las opciones de protección.
• Los complementos deben gestionarse desde el panel de configuración específico.
• Los documentos de confianza evitan avisos de seguridad repetitivos.
• Las ubicaciones de confianza agilizan el trabajo con carpetas seguras habituales.
• El formato por defecto afecta a todos los nuevos libros creados.

5. Introducción y edición de datos

5. Introducción y edición de datos

🎯 Idea clave

• La introducción manual de datos en Excel permite registrar información directamente en las celdas del libro mediante tecleo individual.
• El relleno rápido automatiza la extracción y transformación de patrones de datos sin necesidad de fórmulas complejas.
• La validación de datos garantiza la integridad de la información mediante reglas predefinidas antes de la aceptación de valores.
• Las funciones de información como ESBLANCO, ESNUMERO o TIPO permiten verificar el estado y tipo de contenido de las celdas.
• El sistema de deshacer y rehacer posibilita revertir o restaurar acciones realizadas durante la edición del libro.

📚 Desarrollo

Entrada manual y corrección. La introducción de datos en Excel se realiza manualmente en las celdas individuales del libro, permitiendo registrar texto, números y fechas directamente. La edición de contenidos posibilita modificar valores existentes sin eliminar la celda, facilitando correcciones inmediatas y actualizaciones puntuales de la información ya registrada en la hoja de cálculo.

Automatización del llenado. Excel incorpora herramientas de llenado automático que completan series reconocidas en celdas adyacentes según patrones detectados. El relleno rápido identifica transformaciones realizadas manualmente y las reproduce automáticamente en el resto de la columna, extrayendo o combinando datos sin necesidad de construir fórmulas complejas para cada operación.

Control de calidad. La validación de datos establece reglas restrictivas sobre tipos, rangos y formatos aceptables antes de permitir la entrada en celdas específicas, garantizando la integridad de la información registrada. Complementariamente, las funciones de información como ESBLANCO, ESNUMERO, ESTEXTO o ESERROR verifican el estado y tipo de contenido, mientras que TIPO devuelve códigos numéricos que identifican la naturaleza del dato.

Localización y sustitución masiva. La herramienta de buscar y reemplazar permite localizar texto o números específicos dentro de toda la hoja de cálculo y modificarlos masivamente, actualizando múltiples instancas simultáneamente para mantener la coherencia del documento sin necesidad de revisión individual celda por celda.

Reorganización estructural. Las operaciones de mover o copiar celdas, filas y columnas facilitan la reestructuración del libro, trasladando información entre diferentes ubicaciones manteniendo las referencias y formatos asociados, lo que resulta esencial para organizar grandes volúmenes de datos en entornos administrativos.

Gestión de acciones. El sistema de deshacer y rehacer permite revertir errores inmediatos o recuperar cambios previos realizados durante la sesión, mientras que la repetición de acciones agiliza tareas recurrentes. La finalización automática sugiere completar entradas basándose en textos previamente introducidos en la misma columna, pudiendo activarse o desactivarse según las preferencias del usuario.

🧩 Elementos esenciales

• Entrada manual: método de introducción directa de datos en celdas individuales mediante tecleo.
• Edición de celdas: capacidad de modificar contenidos existentes sin eliminar la celda completa.
• Relleno rápido: herramienta que reconoce patrones manuales y los aplica automáticamente al resto de la columna.
• Llenado automático: función que completa series de datos o repite patrones en celdas adyacentes seleccionadas.
• Validación de datos: conjunto de reglas que restringen el tipo y formato de información aceptable en celdas específicas.
• Buscar y reemplazar: utilidad para localizar y sustituir texto o números de forma masiva en la hoja de cálculo.
• Mover y copiar: operaciones que permiten trasladar o duplicar celdas, filas y columnas manteniendo referencias.
• Deshacer y rehacer: comandos que permiten revertir acciones erróneas o recuperar cambios previamente eliminados.
• Autocompletar: función que sugiere la finalización de entradas basándose en textos previos de la misma columna.
• ESBLANCO: función que devuelve VERDADERO si la celda referenciada se encuentra vacía.
• ESNUMERO, ESTEXTO, ESLOGICO: funciones que comprueban si el valor corresponde al tipo de dato indicado.
• TIPO: función que devuelve un código numérico identificando la naturaleza del dato contenido.

🧠 Recuerda

• La introducción manual es el método básico de entrada de información en cualquier celda del libro.
• El relleno rápido automatiza patrones sin necesidad de escribir fórmulas complejas.
• La validación de datos actúa como filtro previo para garantizar la calidad de la información introducida.
• Las funciones ESBLANCO y similares permiten verificar el estado y tipo de contenido antes de procesarlo.
• Buscar y reemplazar facilita actualizaciones masivas sin revisión celda por celda.
• Deshacer y rehacer proporcionan seguridad ante errores durante la edición.
• El autocompletar agiliza la entrada de datos repetitivos basándose en entradas previas.

6. Fórmulas y funciones

6. Fórmulas y funciones

🎯 Idea clave

• Las fórmulas son expresiones que calculan valores y se actualizan automáticamente cuando cambian los datos de referencia.
• Excel dispone de cientos de funciones predefinidas organizadas en categorías temáticas según su finalidad.
• Las categorías principales incluyen matemáticas, estadísticas, texto, búsqueda y referencia, lógicas, fecha y hora, y financieras.
• Las funciones estadísticas permiten análisis descriptivo mediante medidas de tendencia central y dispersión.
• Las funciones de búsqueda facilitan la localización dinámica de valores dentro de rangos y tablas.

📚 Desarrollo

Motor de cálculo automático. El motor de Excel evalúa las fórmulas introducidas en las celdas y actualiza los resultados de forma automática cuando modifican los valores subyacentes. Este sistema permite realizar operaciones complejas sin necesidad de intervención manual continua.

Organización por categorías. Las funciones se agrupan en categorías accesibles desde la pestaña Fórmulas de la cinta de opciones. Las principales categorías son matemáticas y trigonometría, estadísticas, texto, búsqueda y referencia, lógicas, fecha y hora, financieras, de base de datos, de ingeniería, de información y de cubo.

Funciones matemáticas. Estas operaciones realizan cálculos numéricos como sumas, redondeos, potencias y logaritmos. Las funciones representativas incluyen SUMA, REDONDEAR, ABS, POTENCIA, MOD y ENTERO, que permiten manipular valores numéricos directamente.

Funciones estadísticas. Permiten el análisis descriptivo de datos mediante medidas de tendencia central y dispersión. Entre ellas destacan PROMEDIO, MEDIANA, MODA.UNO, MAX y MIN, junto con funciones de conteo como CONTAR, CONTARA, CONTAR.BLANCO y CONTAR.SI para diferentes tipos de recuento.

Funciones de texto. Facilitan la manipulación y transformación de cadenas de caracteres. Las más utilizadas son CONCATENAR, IZQUIERDA, DERECHA, EXTRAE, LARGO, MAYUSC, SUSTITUIR y RECORTAR, que permiten extraer, unir o modificar texto.

Funciones de búsqueda. Localizan valores en rangos y construyen referencias dinámicas. Las principales son BUSCARX, BUSCARV, INDICE, COINCIDIR, FILTRAR, DESREF y TRANSPONER, esenciales para consultas en tablas de datos.

Funciones lógicas y temporales. Las lógicas evalúan condiciones mediante SI, Y, O, NO, SI.ERROR, IFS y CAMBIAR. Las de fecha y hora gestionan calendarios y componentes temporales con HOY, AHORA, FECHA, AÑO, MES, DIA y DIAS.LAB.

🧩 Elementos esenciales

• Motor de cálculo: evalúa fórmulas y actualiza resultados automáticamente sin intervención manual.
• Categorías temáticas: organización funcional en matemáticas, estadísticas, texto, búsqueda, lógicas, fecha/hora y financieras.
• Funciones matemáticas: SUMA, REDONDEAR, ABS, POTENCIA, MOD y ENTERO para operaciones numéricas y redondeos.
• Funciones estadísticas: PROMEDIO, MEDIANA, MODA.UNO, MAX y MIN para análisis descriptivo de tendencia central.
• Medidas de dispersión: DESVEST.M calcula la desviación estándar de la muestra y DESVEST.P de la población.
• Funciones de conteo: CONTAR (celdas numéricas), CONTARA (no vacías), CONTAR.BLANCO (vacías) y CONTAR.SI (condicional).
• Funciones de rango: K.ESIMO.MAYOR y K.ESIMO.MENOR devuelven el valor posicional ordenado especificado.
• Jerarquización: JERARQUIA.EQV devuelve la posición de un número dentro de una lista determinada.
• Funciones de texto: CONCATENAR, IZQUIERDA, DERECHA, EXTRAE, LARGO y SUSTITUIR manipulan cadenas de caracteres.
• Funciones de búsqueda: BUSCARX, BUSCARV, INDICE, COINCIDIR y FILTRAR localizan valores en rangos dinámicos.
• Funciones lógicas: SI, Y, O, NO, SI.ERROR, IFS y CAMBIAR evalúan condiciones booleanas y gestionan errores.
• Funciones financieras: PAGO, VA, VF, TIR, VNA, TASA y PRECIO realizan cálculos de pagos, amortizaciones y rentabilidades.

🧠 Recuerda

• Las fórmulas comienzan con el signo igual y recalculan automáticamente al modificar los datos originales.
• Las funciones están organizadas por categorías temáticas accesibles desde la pestaña Fórmulas.
• PROMEDIO calcula la media aritmética, mientras que MEDIANA obtiene el valor central del conjunto ordenado.
• CONTAR solo cuenta celdas con contenido numérico, a diferencia de CONTARA que incluye cualquier celda no vacía.
• BUSCARX representa la evolución moderna de BUSCARV para búsquedas más flexibles en rangos.
• Las funciones lógicas SI, Y y O permiten establecer ramificaciones condicionales en los cálculos.
• DESVEST.M se utiliza para muestras de datos, mientras que DESVEST.P aplica a poblaciones completas.
• Las funciones de texto como IZQUIERDA y DERECHA extraen caracteres específicos según posición.
• Las funciones financieras requieren parámetros como tasas, periodos y valores futuros para operar correctamente.
• Las funciones de fecha como HOY y AHORA se actualizan dinámicamente cada vez que se recalcula la hoja de cálculo.

7. Gráficos

7. Gráficos

🎯 Idea clave

• Los gráficos transforman valores numéricos en representaciones visuales que facilitan la identificación inmediata de tendencias y comparaciones de magnitudes.
• Excel 365 dispone de más de veinte tipos de gráfico diferentes adaptados a diversas necesidades de representación y comunicación de datos.
• Los gráficos se vinculan dinámicamente a los datos subyacentes y se actualizan automáticamente ante cualquier cambio en los valores originales.
• Los minigráficos permiten mostrar tendencias directamente dentro de las celdas de la hoja de cálculo sin ocupar espacio adicional.
• La personalización por capas y las herramientas avanzadas permiten añadir líneas de tendencia y ejes secundarios para análisis complejos.
• Los gráficos dinámicos posibilitan análisis interactivos vinculados a tablas dinámicas según las necesidades del usuario.

📚 Desarrollo

Transformación visual de datos. Un gráfico en Excel 365 convierte valores numéricos en representaciones visuales que permiten identificar tendencias, comparar magnitudes y comunicar conclusiones de forma inmediata. Donde una tabla requiere esfuerzo de lectura para revelar un patrón, un gráfico bien construido lo expone en segundos.

Variedad tipológica. Excel 365 ofrece uno de los conjuntos de herramientas de visualización más completos de su categoría, con más de veinte tipos de gráfico disponibles. Esta diversidad permite seleccionar la representación más adecuada según la naturaleza de los datos y el mensaje que se desea transmitir al destinatario.

Vinculación dinámica. Los gráficos se conectan a los datos subyacentes de la hoja de cálculo y se actualizan automáticamente cuando cambian los valores. Esta característica garantiza que la representación visual siempre refleje la información actual sin necesidad de intervención manual por parte del usuario.

Minigráficos integrados. Los minigráficos constituyen representaciones visuales compactas que se insertan directamente dentro de las celdas. Permiten mostrar tendencias de datos de forma rápida y ocupan exclusivamente el espacio de una sola celda, facilitando la creación de tablas informativas densas y visualmente atractivas.

Análisis interactivo avanzado. Es posible vincular la visualización a tablas dinámicas para crear análisis interactivos. Los gráficos dinámicos permiten filtrar y segmentar información compleja de forma dinámica, adaptándose a diferentes niveles de análisis según las necesidades específicas del momento.

Personalización y complementos. Las herramientas de personalización por capas permiten modificar aspectos visuales específicos y añadir elementos como líneas de tendencia para proyecciones. También es posible incorporar ejes secundarios cuando los datos requieren escalas diferentes para su correcta interpretación visual simultánea.

🧩 Elementos esenciales

• Tipos de gráfico: Excel 365 incluye más de veinte categorías distintas para representar datos numéricos según su naturaleza y el objetivo comunicativo previsto.
• Actualización automática: Los gráficos mantienen vinculación dinámica con los datos fuente, reflejando instantáneamente cualquier modificación en los valores de la hoja.
• Minigráficos: Representaciones gráficas compactas integradas en celdas individuales que muestran tendencias sin ocupar espacio adicional en el documento.
• Gráficos dinámicos: Visualizaciones vinculadas a tablas dinámicas que permiten análisis interactivos y segmentación flexible de la información compleja.
• Líneas de tendencia: Elementos de análisis predictivo que se superponen al gráfico para proyectar la evolución futura de los datos históricos.
• Eje secundario: Herramienta que permite representar series de datos con escalas diferentes en un mismo gráfico para facilitar su comparación visual.
• Personalización por capas: Sistema que posibilita modificar elementos visuales específicos del gráfico sin afectar la estructura general de la representación.
• Tamaño y distribución: Opciones de formato que permiten ajustar las dimensiones y la ubicación del gráfico dentro de la hoja de cálculo según necesidades.

🧠 Recuerda

• Los gráficos comunican conclusiones de forma inmediata que las tablas requieren tiempo para revelar.
• Más de veinte tipos de gráficos están disponibles en Excel 365 para diferentes necesidades de representación.
• La actualización automática mantiene sincronizados los gráficos con los datos subyacentes sin intervención manual.
• Los minigráficos ocupan el espacio de una celda y muestran tendencias de forma compacta y rápida.
• Los gráficos dinámicos se vinculan a tablas dinámicas para permitir análisis interactivos y segmentaciones variables.
• Las líneas de tendencia permiten proyectar la evolución futura de los valores representados históricamente.
• El eje secundario resuelve la representación simultánea de series con escalas numéricas diferentes.
• La personalización por capas facilita la modificación selectiva de elementos visuales concretos del gráfico.

8. Gestión de datos

8. Gestión de datos

🎯 Idea clave

• La gestión de datos agrupa herramientas para organizar, depurar, resumir y analizar información estructurada, facilitando la conversión de datos en bruto en resultados útiles para la toma de decisiones.
• Las tablas de Excel activan automáticamente funciones como autofiltros, referencias estructuradas y filas de totales que excluyen filas ocultas mediante la función SUBTOTAL.
• La ordenación admite hasta 64 niveles de criterio y permite ordenar por valor, color de celda, color de fuente, iconos de formato condicional y listas personalizadas.
• El autofiltro muestra un máximo de 10.000 entradas únicas en su panel desplegable y los filtros aplicados son acumulativos entre diferentes columnas.
• Power Query constituye el motor de importación y transformación de datos, permitiendo conectar diversas fuentes externas y aplicar modificaciones sin alterar los datos originales mediante un editor de pasos aplicados.
• Herramientas como Analizar datos, Relleno rápido y Copilot aplican inteligencia artificial y detección de patrones para automatizar análisis y completar información.

📚 Desarrollo

Tablas de datos. Una tabla de Excel, activable mediante el atajo de teclado Ctrl+T, habilita automáticamente autofiltros en los encabezados, permite crear columnas calculadas que se extienden automáticamente, utiliza referencias estructuradas en lugar de direcciones de celda e incorpora una fila de totales que emplea la función SUBTOTAL para excluir filas ocultas por filtros.

Ordenación y filtrado básico. La ordenación permite configurar hasta 64 niveles de criterios simultáneos, ofreciendo opciones adicionales como ordenar por color de celda, color de fuente o iconos de formato condicional, además de valores alfabéticos o numéricos. El autofiltro está limitado a mostrar únicamente las primeras 10.000 entradas únicas en su lista desplegable, y los criterios aplicados en diferentes columnas funcionan de forma acumulativa.

Filtro avanzado y segmentaciones. El filtro avanzado requiere definir un rango de criterios independiente donde condiciones en la misma fila implican lógica AND, mientras que condiciones en filas distintas implican lógica OR, permitiendo además copiar el resultado filtrado a otra ubicación. Las segmentaciones de datos actúan como controles visuales interactivos que filtran tablas y tablas dinámicas, pudiendo una misma segmentación conectarse simultáneamente a varias tablas dinámicas.

Validación de datos y subtotales. La validación de datos permite establecer tres tipos de alerta de error: Detener, que bloquea la entrada; Advertencia, que permite elegir continuar; e Información, que notifica sin impedir la introducción. Los subtotales automáticos no están disponibles cuando los datos tienen formato de tabla, requiriendo convertirlos previamente a rango ordinario, y generan un esquema de datos con hasta tres niveles visibles.

Power Query. Esta herramienta integrada en la pestaña Datos, grupo Obtener y transformar datos, funciona como motor de importación y transformación capaz de conectarse a archivos de texto, bases de datos, páginas web, servicios en la nube y carpetas del sistema. Todas las transformaciones se registran en un editor gráfico de pasos aplicados que el usuario puede revisar, reordenar o eliminar, cargando el resultado final en una tabla de Excel o en el modelo de datos sin modificar los originales.

Herramientas de análisis inteligente. Excel 365 incorpora funcionalidades avanzadas como Analizar datos, que emplea inteligencia artificial para sugerir gráficos, tablas dinámicas y tendencias; el Relleno rápido, activable con Ctrl+E, que detecta patrones manualmente aplicados para completar automáticamente columnas; Copilot, que permite formular peticiones en lenguaje natural para organizar datos y generar fórmulas; y la función IMAGEN, que inserta imágenes dentro de celdas tratándolas como valores que se desplazan al ordenar o filtrar.

🧩 Elementos esenciales

• Tabla Excel (Ctrl+T): Estructura que activa autofiltros automáticos, referencias estructuradas, columnas calculadas y fila de totales con función SUBTOTAL que excluye filas ocultas.
• Ordenación multinivel: Permite establecer hasta 64 niveles de criterios de ordenación simultáneos.
• Criterios de ordenación extendidos: Admite ordenar por color de celda, color de fuente, iconos de formato condicional y listas personalizadas, no solo por valores.
• Límite del autofiltro: El panel desplegable del autofiltro únicamente muestra las primeras 10.000 entradas únicas.
• Filtros acumulativos: Los criterios de filtrado aplicados en diferentes columnas se combinan de forma acumulativa.
• Filtro avanzado: Requiere un rango de criterios separado donde la misma fila implica lógica AND y filas distintas implican lógica OR, permitiendo copiar resultados a otra ubicación.
• Segmentaciones de datos: Controles visuales que filtran tablas y tablas dinámicas, con capacidad para conectarse a múltiples tablas dinámicas simultáneamente.
• Alertas de validación: Tres tipos disponibles: Detener (bloquea entrada), Advertencia (permite elegir) e Información (solo notifica), siendo Detener la más restrictiva.
• Restricción de subtotales: No disponibles sobre tablas con formato de tabla; es necesario convertir previamente a rango ordinario.
• Power Query: Motor de importación y transformación que conecta diversas fuentes externas y registra pasos aplicados en editor gráfico, cargando resultados en tabla o modelo de datos.
• Herramientas inteligentes: Analizar datos (sugerencias IA), Relleno rápido (Ctrl+E para completar patrones), Copilot (lenguaje natural) y función IMAGEN (imágenes como valores de celda).

🧠 Recuerda

• Las tablas de Excel se crean con Ctrl+T y ofrecen referencias estructuradas y filas de totales automáticas.
• La ordenación permite hasta 64 niveles de criterio y admite ordenar por colores e iconos.
• El autofiltro muestra máximo 10.000 entradas únicas en su lista desplegable.
• En filtro avanzado, misma fila equivale a condición AND y filas distintas a condición OR.
• La validación de datos tiene tres niveles de alerta: Detener, Advertencia e Información.
• Los subtotales automáticos requieren convertir la tabla a rango normal previamente.
• Power Query se accede desde Datos > Obtener y transformar datos y no modifica los datos originales.
• Las segmentaciones pueden controlar varias tablas dinámicas al mismo tiempo.
• El Relleno rápido se activa con Ctrl+E para completar patrones detectados.
• La función IMAGEN permite que las imágenes se comporten como valores de celda al ordenar o filtrar.

9. Personalización del entorno de trabajo

9. Personalización del entorno de trabajo

🎯 Idea clave

• Excel 365 permite adaptar la interfaz mediante cinco temas de Office que afectan a toda la suite Microsoft 365 instalada en el equipo.
• El modo oscuro requiere configurar el tema Negro y activarlo desde el botón Cambiar modos en la pestaña Vista, presentando limitaciones específicas.
• Las opciones generales permiten establecer la fuente y el número de hojas predeterminados para todos los libros nuevos.
• El nombre de usuario configurado identifica al autor en comentarios, revisiones y propiedades de los documentos.
• Las Vistas de hoja facilitan la colaboración permitiendo a cada usuario aplicar filtros individuales sin alterar la visualización de los demás.
• Estas personalizaciones abarcan desde aspectos estéticos hasta comportamientos funcionales y configuraciones de almacenamiento compartido.

📚 Desarrollo

Tema de Office y esquemas cromáticos. Excel ofrece cinco opciones de tema que determinan la apariencia de la interfaz: Colorido, Gris oscuro, Negro, Blanco y Usar configuración del sistema. Esta última opción adopta automáticamente el modo claro u oscuro definido en Windows. Estos ajustes aplican de forma transversal a todas las aplicaciones de Microsoft 365 instaladas, no únicamente a Excel, y se configuran desde Archivo > Opciones > General o desde Archivo > Cuenta.

Activación y características del modo oscuro. Para obtener la experiencia más oscura disponible, el usuario debe seleccionar el tema Negro y, posteriormente, pulsar el botón Cambiar modos ubicado en la pestaña Vista. Este modo aplica un fondo oscuro tanto a los controles de la interfaz como al área de la hoja de cálculo. Conviene tener presente dos limitaciones documentadas: el fondo oscuro de la hoja no refleja cómo se imprimirá el documento, y la configuración es individual, por lo que no afecta a los colaboradores que abran el mismo libro.

Configuración de parámetros generales. La sección General de Opciones permite personalizar elementos fundamentales del comportamiento del programa. El usuario puede establecer la fuente predeterminada y su tamaño, que se aplicarán a todos los libros nuevos desde el siguiente inicio de Excel. También es posible definir cuántas hojas incluirá automáticamente cualquier libro nuevo al crearse, configurar el número de archivos recientes que aparecerán en el panel Backstage y establecer el nombre de usuario que empleará Excel como autor en comentarios y revisiones.

Personalización visual complementaria. Además de los temas de color, la aplicación permite seleccionar un fondo de Office que muestra patrones decorativos en la barra de título. Estos elementos de personalización estética permiten al usuario adaptar el entorno a sus preferencias visuales sin incidir en el contenido de los libros ni en su formato de impresión, funcionando como un aspecto meramente superficial de la interfaz.

Vistas de hoja para entornos colaborativos. Las Vistas de hoja constituyen una funcionalidad específica diseñada para trabajos compartidos almacenados en SharePoint o OneDrive. Permiten que cada colaborador configure sus propios filtros y ordenaciones sin interferir en la visualización de los demás usuarios. Para crear una vista, se accede a Vista > Vistas de hoja > Nueva, generando una vista temporal que puede renombrarse. Cuando una vista está activa, aparece un icono de ojo junto a la pestaña de la hoja.

Limitaciones y alcance de las vistas. Cada libro admite un máximo de 256 vistas de hoja, siendo accesibles para todos los colaboradores aunque cada usuario active la suya de forma independiente. Es fundamental distinguir que los cambios en el contenido de las celdas se guardan en el libro con independencia de la vista activa, mientras que las vistas controlan exclusivamente aspectos de presentación como filtros, ordenaciones y visibilidad de filas o columnas. Esta funcionalidad está disponible en Excel de escritorio, Mac, versión web y dispositivos móviles.

🧩 Elementos esenciales

• Tema de Office: conjunto de cinco opciones (Colorido, Gris oscuro, Negro, Blanco, Usar configuración del sistema) que determinan el esquema cromático de toda la suite Microsoft 365 instalada.
• Modo oscuro: experiencia visual que requiere tema Negro más activación mediante el botón Cambiar modos en la pestaña Vista, aplicable a controles y área de hoja.
• Limitaciones del modo oscuro: el fondo oscuro de la hoja no representa la apariencia final impresa y la configuración es individual por usuario, sin propagarse a colaboradores.
• Fuente predeterminada: tipo y tamaño de letra que se aplican automáticamente a todos los libros nuevos, con efecto tras el siguiente reinicio de Excel.
• Hojas predeterminadas: cantidad de hojas que incluye automáticamente todo libro nuevo al momento de su creación.
• Nombre de usuario: identificador que Excel utiliza para firmar comentarios, revisiones y propiedades de documentos.
• Archivos recientes: número de libros que se muestran en la sección Recientes del panel Backstage, configurable por el usuario.
• Fondo de Office: patrón decorativo opcional que aparece en la barra de título de la aplicación.
• Vistas de hoja: funcionalidad para entornos colaborativos que permite filtros y ordenaciones personalizadas sin interferir en la visualización de otros usuarios.
• Requisito de almacenamiento: las Vistas de hoja requieren obligatoriamente que el archivo resida en SharePoint o OneDrive.
• Límite de vistas: máximo de 256 vistas de hoja permitidas por cada libro de Excel.
• Alcance de las vistas: controlan exclusivamente la presentación (filtros, ordenaciones, visibilidad) pero no el contenido de las celdas, que se guarda globalmente en el libro.

🧠 Recuerda

• Los cinco temas de Office disponibles son Colorido, Gris oscuro, Negro, Blanco y Usar configuración del sistema.
• El modo oscuro completo requiere seleccionar el tema Negro y posteriormente pulsar el botón Cambiar modos en la pestaña Vista.
• La fuente predeterminada y el número de hojas por libro nuevo se configuran en Archivo > Opciones > General.
• El nombre de usuario configurado aparece como autor en comentarios, revisiones y propiedades del documento.
• Las Vistas de hoja permiten trabajar con filtros individuales en archivos compartidos sin afectar a otros colaboradores.
• Las Vistas de hoja requieren obligatoriamente que el archivo esté almacenado en SharePoint o OneDrive.
• El máximo permitido es de 256 vistas de hoja por cada libro.
• Las modificaciones en el contenido de celdas se guardan en el documento independientemente de la vista de hoja activa.
• El fondo oscuro de la hoja no representa fielmente el resultado de impresión del documento.
• La configuración del modo oscuro es personal e individual, no se propaga a otros usuarios del mismo libro.