Tema 8. Acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos y normativa de desarrollo. La gestión electrónica de los procedimientos administrativos: registros, notificaciones y uso de medios electrónicos. Esquema Nacional de Seguridad y de Interoperabilidad. Normas técnicas de Interoperabilidad.

1. Acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos y normativa de desarrollo

1. Acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos y normativa de desarrollo

🎯 Idea clave

• El acceso electrónico tiene su origen normativo en el artículo 45 de la Ley 30/1992 LRJPAC y ha evolucionado hasta integrarse en el marco actual de las Leyes 39/2015 y 40/2015.
• La LPAC regula las relaciones externas entre ciudadanos y Administración, mientras que la LRJSP ordena las relaciones internas y el funcionamiento del sector público.
• El Real Decreto 203/2021 desarrolla la actuación administrativa electrónica y establece principios rectores como la calidad, seguridad, confidencialidad e interoperabilidad.
• Los ciudadanos tienen derecho a la prestación de servicios electrónicos, asistencia, accesibilidad, protección de datos y a no aportar documentos ya en poder de la Administración.
• La relación electrónica es obligatoria para personas jurídicas, entidades sin personalidad, profesionales colegiados, representantes y empleados públicos según el artículo 14.2 de la LPAC.
• La identificación y firma electrónica se articulan mediante sistemas como Cl@ve, DNIe, certificados cualificados y claves concertadas.

📚 Desarrollo

Origen normativo y evolución. El acceso electrónico de los ciudadanos se origina en el artículo 45 de la Ley 30/1992 LRJPAC. Se desarrolla posteriormente mediante los Reales Decretos 263/1996 y 522/2006, alcanzando madurez con la Ley 11/2007 LAECSP. Tras la derogación de esta última, su contenido se integra en el marco vigente de las Leyes 39/2015 y 40/2015.

Marco normativo vigente. El régimen actual se articula en torno a la LPAC y la LRJSP como piezas troncales. A estas se añaden el Real Decreto 203/2021 sobre actuación administrativa electrónica, el RD 311/2022 sobre el Esquema Nacional de Seguridad, el RD 4/2010 sobre el Esquema Nacional de Interoperabilidad, la LOPDGDD y el RD 1671/2009.

Distribución orgánica. La LPAC regula las relaciones externas entre ciudadanos y Administración, incluyendo derechos electrónicos, identificación, firma, registros, notificaciones y archivo. La LRJSP ordena las relaciones internas, sedes electrónicas, portales, actuación automatizada e interoperabilidad. Ambas deben leerse conjuntamente pues se reparten orgánicamente el régimen electrónico.

Principios rectores. El artículo 4 del RD 203/2021 establece los principios que guían la actuación administrativa electrónica: servicio efectivo, adecuación a necesidades, calidad, igualdad y acceso universal, seguridad, confidencialidad, interoperabilidad, neutralidad tecnológica, simplificación, transparencia, eficiencia, cooperación y personalización proactiva.

Derechos de los ciudadanos. El artículo 13 de la Ley 39/2015 reconoce derechos específicos en la relación electrónica: prestación de servicios electrónicos, asistencia, uso de lenguas oficiales, accesibilidad, protección de datos, información, acceso, no aportar documentos cuando ya obren en poder de la Administración según el artículo 28, y elección del canal salvo relación electrónica obligatoria.

Relación electrónica obligatoria. El artículo 14.2 de la LPAC impone la obligatoriedad de la vía electrónica para personas jurídicas, entidades sin personalidad jurídica, profesionales colegiados obligados, representantes de entidades y empleados públicos. El apartado 14.3 habilita ampliaciones reglamentarias de esta obligatoriedad.

Identificación y firma. La regulación se encuentra en los artículos 9 y 10 de la LPAC y en el artículo 41 de la LRJSP. Se articula mediante sistemas de identificación como Cl@ve, el DNI electrónico, certificados cualificados de firma electrónica y sistemas de claves concertadas.

🧩 Elementos esenciales

• Artículo 45 LRJPAC: origen normativo del acceso electrónico en 1992.
• Reales Decretos 263/1996 y 522/2006: desarrollaron inicialmente el acceso electrónico.
• Ley 11/2007 LAECSP: marco de madurez antes de la derogación por las Leyes 39/2015 y 40/2015.
• Ley 39/2015 (LPAC): regula relaciones externas ciudadano-Administración.
• Ley 40/2015 (LRJSP): regula relaciones internas del sector público.
• RD 203/2021: reglamento de actuación y organización administrativa electrónica.
• Artículo 4 RD 203/2021: principios rectores de la administración electrónica.
• Artículo 13 LPAC: derechos específicos en la relación electrónica.
• Artículo 28 LPAC: derecho a no aportar documentos ya en poder de la Administración.
• Artículo 14.2 LPAC: sujetos obligados a la relación electrónica.
• Artículos 9-10 LPAC y 41 LRJSP: regulación de identificación y firma electrónica.
• Sistemas de identificación: Cl@ve, DNIe, certificados cualificados y claves concertadas.

🧠 Recuerda

• El acceso electrónico nace en el artículo 45 de la LRJPAC de 1992.
• El marco actual se configura tras la LAECSP y su integración en las Leyes 39/2015 y 40/2015.
• LPAC gestiona la relación externa; LRJSP la relación interna.
• El RD 203/2021 desarrolla la actuación electrónica y fija principios rectores.
• La relación electrónica es obligatoria para empresas, colegiados y empleados públicos.
• Los ciudadanos tienen derecho a no aportar documentos ya en poder de la Administración.
• La identificación se realiza mediante Cl@ve, DNIe o certificados cualificados.

2. La gestión electrónica de los procedimientos administrativos: registros, notificaciones y uso de medios electrónicos

2. La gestión electrónica de los procedimientos administrativos: registros, notificaciones y uso de medios electrónicos

🎯 Idea clave

• La gestión electrónica constituye la forma habitual de tramitación administrativa, regulada por la Ley 39/2015, la Ley 40/2015 y el Real Decreto 203/2021.
• Comprende el ciclo completo del procedimiento: iniciación, instrucción, resolución, notificación y archivo mediante medios electrónicos con plena validez jurídica.
• Cada Administración debe mantener un Registro Electrónico General que garantice la interoperabilidad e interconexión entre organismos.
• Las notificaciones electrónicas se practican mediante comparecencia en sede electrónica o Dirección Electrónica Habilitada única, entendiéndose rechazadas tras diez días sin acceso.
• Los documentos y expedientes administrativos electrónicos deben cumplir requisitos de identificación, integridad, conservación y firma electrónica cuando corresponda.

📚 Desarrollo

Concepto de gestión electrónica. La gestión electrónica de los procedimientos administrativos es la tramitación de actuaciones mediante documentos, expedientes, registros, comunicaciones, notificaciones, firmas, archivos y sistemas de información electrónicos con plena validez jurídica. No se limita a sustituir el papel por pantallas, sino que ordena todo el ciclo del procedimiento para que pueda iniciarse, instruirse, comunicarse, resolverse, notificarse, archivarse y consultarse por medios electrónicos con garantías equivalentes o superiores a las tradicionales.

Marco normativo. La regulación procedimental con las personas interesadas corresponde a la Ley 39/2015, mientras que la Ley 40/2015 establece el funcionamiento electrónico del sector público. El desarrollo reglamentario se completa mediante el Real Decreto 203/2021, que desarrolla el funcionamiento electrónico incluyendo registros, comunicaciones, notificaciones, documentos, expedientes, archivo electrónico y colaboración entre Administraciones.

Registros electrónicos. Cada Administración debe disponer de un Registro Electrónico General para los documentos presentados o recibidos en sus órganos, organismos o entidades dependientes. Estos registros deben ser interoperables e interconectados para evitar fragmentación y garantizar la eficacia de la presentación. En la Administración General del Estado, el REG-AGE agrega asientos de aplicaciones registrales, procedimientos específicos y el servicio electrónico general accesible desde la sede del Punto de Acceso General electrónico.

Notificaciones electrónicas. El artículo 43 de la Ley 39/2015 regula su práctica mediante comparecencia en la sede electrónica de la Administración actuante, a través de la Dirección Electrónica Habilitada única, o mediante ambos sistemas según disponga cada Administración. La comparecencia en sede supone el acceso identificado al contenido de la notificación, entendiéndose practicada en el momento del acceso. Cuando la notificación electrónica sea obligatoria o haya sido elegida expresamente, se entenderá rechazada si transcurren diez días naturales desde la puesta a disposición sin acceso al contenido.

Documentos y expedientes. El documento administrativo electrónico debe ser identificable, íntegro, conservable y, cuando proceda, firmado o sellado electrónicamente. El expediente administrativo electrónico es el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que fundamentan la resolución y su ejecución. El archivo electrónico único conserva los documentos electrónicos de procedimientos finalizados con garantías de autenticidad, integridad, conservación y consulta.

Sede electrónica como instrumento. La sede electrónica, regulada en el artículo 38 de la Ley 40/2015 y en los artículos 9 a 12 del Real Decreto 203/2021, es la dirección electrónica disponible para los ciudadanos cuya titularidad corresponde a una Administración Pública. Se rige por principios de publicidad oficial, calidad, accesibilidad, responsabilidad, identidad y seguridad, soportada por certificado de servidor seguro. Constituye el espacio en el que se realizan los actos jurídicos electrónicos con plenas garantías, existiendo sedes de titular único, asociadas y subsedes.

🧩 Elementos esenciales

• Gestión electrónica: Tramitación integral del procedimiento por medios electrónicos con validez jurídica plena.
• Ley 39/2015: Regula la relación procedimental entre Administraciones e interesados.
• Ley 40/2015: Establece el régimen de funcionamiento electrónico del sector público.
• RD 203/2021: Desarrolla reglamentariamente el funcionamiento electrónico, registros y notificaciones.
• Registro Electrónico General: Órgano para la presentación y recepción de documentos en cada Administración.
• Interoperabilidad registral: Los registros deben ser interoperables e interconectados.
• REG-AGE: Registro electrónico de la Administración General del Estado que agrega asientos y servicios.
• Notificación comparecencia: Acceso identificado al contenido en sede electrónica o DEH única.
• Rechazo presunto: Diez días naturales sin acceso determinan el rechazo de la notificación electrónica obligatoria.
• Documento electrónico: Requisitos de identificabilidad, integridad, conservabilidad y firma electrónica.
• Expediente electrónico: Conjunto ordenado de documentos y actuaciones que fundamentan la resolución.
• Archivo electrónico único: Sistema de conservación de documentos de procedimientos finalizados con garantías de autenticidad.

🧠 Recuerda

• La gestión electrónica es la regla, no la excepción, desde 2015.
• Ley 39/2015 para el procedimiento; Ley 40/2015 para el funcionamiento interno.
• RD 203/2021 desarrolla el funcionamiento electrónico y las notificaciones.
• Toda Administración debe tener un Registro Electrónico General interoperable.
• Las notificaciones se practican por comparecencia en sede o DEH única.
• Diez días naturales sin acceso generan rechazo presunto de la notificación.
• El documento electrónico debe ser identificable, íntegro y conservable.
• El expediente electrónico es el conjunto ordenado de documentos que fundamentan la resolución.
• El archivo electrónico único conserva los documentos de procedimientos finalizados.
• La sede electrónica es el espacio de actos jurídicos con plenas garantías, no un mero portal.

3. Esquema Nacional de Seguridad y de Interoperabilidad

3. Esquema Nacional de Seguridad y de Interoperabilidad

🎯 Idea clave

• La administración electrónica requiere simultáneamente seguridad y interoperabilidad para resultar fiable y operativa.
• El Esquema Nacional de Seguridad (ENS) protege la información y los servicios electrónicos mediante principios y requisitos mínimos de carácter obligatorio.
• El Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI) garantiza que sistemas, datos, documentos y servicios de diferentes Administraciones funcionen conjuntamente sin barreras.
• Ambos esquemas se regulan en el artículo 156 de la Ley 40/2015 y constituyen marcos comunes de obligado cumplimiento para todo el sector público.
• La seguridad necesita interoperabilidad para que los documentos conserven eficacia entre organismos, y la interoperabilidad necesita seguridad para proteger los intercambios de datos.

📚 Desarrollo

Marco normativo común. El artículo 156 de la Ley 40/2015 regula conjuntamente el Esquema Nacional de Interoperabilidad y el Esquema Nacional de Seguridad, estableciendo un marco obligatorio para todo el sector público. El ENI se desarrolla mediante el Real Decreto 4/2010, mientras que el ENS se regula por el Real Decreto 311/2022, que derogó la normativa anterior de 2010.

Objeto del Esquema Nacional de Seguridad. El ENS establece principios básicos y requisitos mínimos para una protección adecuada de la información tratada y los servicios prestados por medios electrónicos. Su finalidad es asegurar el acceso, la confidencialidad, la integridad, la trazabilidad, la autenticidad, la disponibilidad y la conservación de los datos. No se limita a aspectos técnicos, sino que obliga a gobernar la seguridad, asignar responsabilidades, analizar riesgos y mantener mejora continua.

Principios y ámbito del ENS. Los principios básicos incluyen seguridad integral, gestión basada en riesgos, prevención, detección, respuesta, conservación, vigilancia continua y diferenciación de responsabilidades. Su ámbito abarca todo el sector público y también a entidades privadas que presten servicios o soluciones al sector público en los términos previstos. Cada Administración debe contar con una política de seguridad formalmente aprobada.

Objeto del Esquema Nacional de Interoperabilidad. El ENI fija criterios, recomendaciones y principios para asegurar que datos, informaciones y servicios puedan interoperar adecuadamente. Busca garantizar un nivel adecuado de interoperabilidad organizativa, semántica y técnica, evitando la discriminación de los ciudadanos por razón de su elección tecnológica. Comprende criterios de seguridad, normalización y conservación de la información, así como de formatos y aplicaciones.

Dimensiones de la interoperabilidad. La interoperabilidad trasciende la mera compatibilidad informática. Supone que las Administraciones puedan cooperar, compartir información, reutilizar servicios y ofrecer trámites integrados. Incluye la coordinación de procesos organizativos, el entendimiento común de los datos y la conexión técnica segura entre sistemas. Un sistema puede estar técnicamente conectado pero no ser interoperable si no comparte criterios jurídicos o formatos adecuados.

Complementariedad de ambos esquemas. ENS y ENI son inseparables en la práctica operativa. Cuando dos sistemas intercambian datos, debe garantizarse que la información se transmite protegida, que el acceso está autorizado y que queda registro de la operación. La seguridad necesita interoperabilidad para que notificaciones, expedientes o copias auténticas puedan verificarse y conservarse por otros órganos sin perder eficacia administrativa.

🧩 Elementos esenciales

• ENS - Norma vigente: Real Decreto 311/2022, de 3 de mayo, que sustituyó al Real Decreto 3/2010.
• ENI - Norma vigente: Real Decreto 4/2010, de 8 de enero.
• Fundamento legal: Artículo 156 de la Ley 40/2015 (156.1 para ENI, 156.2 para ENS).
• Finalidad del ENS: Asegurar protección de información y servicios electrónicos mediante acceso, confidencialidad, integridad, trazabilidad, autenticidad, disponibilidad y conservación.
• Finalidad del ENI: Garantizar interoperabilidad organizativa, semántica y técnica de datos, informaciones y servicios.
• Principios ENS: Seguridad integral, gestión basada en riesgos, prevención, detección, respuesta, conservación, vigilancia continua y diferenciación de responsabilidades.
• Ámbito de aplicación: Todo el sector público y entidades privadas que presten servicios al sector público.
• Categorías de sistemas: Básica (autoevaluación para declaración de conformidad), Media y Alta (auditoría para certificación de conformidad).
• Interoperabilidad real: Requiere compartir criterios jurídicos, entender los datos recibidos y conservar documentos en formatos adecuados, no solo conexión técnica.
• Prevención de discriminación: El ENI evita la discriminación de ciudadanos por su elección tecnológica.

🧠 Recuerda

• Artículo 156 de la Ley 40/2015 agrupa ambos esquemas: 156.1 para ENI y 156.2 para ENS.
• ENS: RD 311/2022 (vigente desde 2022, derogó el RD 3/2010).
• ENI: RD 4/2010 (vigente desde 2010).
• Sin seguridad no hay confianza; sin interoperabilidad no hay Administración electrónica integrada.
• El ENS protege: acceso, confidencialidad, integridad, trazabilidad, autenticidad, disponibilidad y conservación.
• El ENI cubre tres dimensiones: organizativa, semántica y técnica.
• La seguridad necesita interoperabilidad para que los documentos sean efectivos entre organismos.
• La interoperabilidad necesita seguridad para proteger los intercambios de datos.
• Ámbito amplio: sector público y empresas privadas que presten servicios públicos.
• Sistemas de categoría media o alta requieren auditoría; los de categoría básica, autoevaluación.

4. Normas técnicas de Interoperabilidad

4. Normas técnicas de Interoperabilidad

🎯 Idea clave

• Las Normas Técnicas de Interoperabilidad desarrollan y concretan los principios generales del Esquema Nacional de Interoperabilidad regulado por el Real Decreto 4/2010.
• Su función es transformar el marco programático del ENI en reglas técnicas aplicables a situaciones concretas de administración electrónica.
• Se aprueban mediante Resoluciones de la Secretaría de Estado, habilitadas por la Disposición Adicional Cuarta del propio Real Decreto 4/2010.
• Tienen carácter obligatorio para todas las Administraciones Públicas y se publican en el Boletín Oficial del Estado.
• Cubren aspectos esenciales como documentos y expedientes electrónicos, digitalización, políticas de firma, catálogos de estándares e intercambio de datos.
• Garantizan la interoperabilidad organizativa, semántica y técnica entre los sistemas de las distintas Administraciones.

📚 Desarrollo

Marco normativo general. El Esquema Nacional de Interoperabilidad se regula por el Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, que establece los principios y criterios generales para que la información, los sistemas y los servicios de las Administraciones puedan comunicarse e intercambiar datos sin fricción.

Naturaleza de las NTI. Las Normas Técnicas de Interoperabilidad constituyen el desarrollo operativo del ENI. Mientras el Esquema marca el qué debe lograrse, las NTI definen el cómo técnico concreto, estableciendo especificaciones sobre formatos, metadatos, estructuras y condiciones de intercambio.

Fundamento y aprobación. La Disposición Adicional Cuarta del Real Decreto 4/2010 habilita expresamente la aprobación de estas normas mediante Resoluciones de la Secretaría de Estado. Inicialmente correspondía a la Secretaría de Estado de Función Pública, y actualmente es competencia de la Secretaría de Estado para la Digitalización y la Inteligencia Artificial.

Obligatoriedad y publicidad. Las NTI son de obligado cumplimiento para las Administraciones Públicas, no constituyendo meras recomendaciones. Su publicación en el Boletín Oficial del Estado asegura su conocimiento y aplicación generalizada en todo el sector público.

Ámbitos materiales. Estas normas regulan aspectos específicos como el documento electrónico, el expediente electrónico, la digitalización de documentos, el copiado auténtico, la política de gestión de documentos, el catálogo de estándares, los modelos de datos y el intercambio de asientos registrales.

Funciones operativas. Las NTI cumplen cuatro funciones esenciales: normalizar formatos y estructuras, asegurar los intercambios con garantías jurídicas y técnicas, conservar la validez y legibilidad de los documentos a lo largo del tiempo, y facilitar la colaboración y reutilización de información entre Administraciones.

Igualdad tecnológica. Un objetivo transversal es evitar la discriminación de los ciudadanos por razón de su elección tecnológica, promoviendo estándares abiertos que impidan la dependencia de soluciones cerradas o incompatibles entre sí.

🧩 Elementos esenciales

• Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI): Marco general regulado por el Real Decreto 4/2010 que establece los principios para el intercambio de información entre Administraciones.
• Normas Técnicas de Interoperabilidad (NTI): Disposiciones de desarrollo que concretan los aspectos prácticos y operativos necesarios para la compatibilidad de sistemas.
• Disposición Adicional Cuarta: Previsión del RD 4/2010 que habilita la aprobación de NTI mediante resoluciones de la Secretaría de Estado.
• Secretaría de Estado para la Digitalización y la Inteligencia Artificial: Órgano actualmente competente para la aprobación de las NTI, sucediendo a la antigua Secretaría de Estado de Función Pública.
• Carácter vinculante: Las NTI son obligatorias para las Administraciones Públicas, no constituyendo simples guías o recomendaciones técnicas.
• Publicación en el BOE: Las NTI se publican en el Boletín Oficial del Estado para asegurar su general conocimiento y aplicación.
• Interoperabilidad organizativa: Capacidad de las Administraciones para coordinar procesos y cooperar en la prestación de servicios públicos.
• Interoperabilidad semántica: Garantía de que los datos se entienden del mismo modo por todos los sistemas administrativos implicados.
• Interoperabilidad técnica: Compatibilidad de sistemas informáticos para intercambiar información de forma segura y eficiente.

🧠 Recuerda

• Las NTI desarrollan el ENI (RD 4/2010) y se aprueban por Resolución de la Secretaría de Estado.
• Su fundamento legal se encuentra en la Disposición Adicional Cuarta del Real Decreto 4/2010.
• Tienen carácter obligatorio para todas las Administraciones Públicas.
• Se publican en el BOE y regulan documentos, expedientes, digitalización, firmas y estándares.
• Su función esencial se resume en cuatro verbos: normalizar, asegurar, conservar y facilitar.
• Contribuyen a evitar la discriminación de los ciudadanos por razón de su elección tecnológica.
• Transforman el marco general del ENI en especificaciones técnicas concretas aplicables a la administración electrónica.
• Garantizan la interoperabilidad organizativa, semántica y técnica entre sistemas administrativos.